Isännöitsijän vaihto – näin taloyhtiö vaihtaa isännöitsijää 

Isännöitsijän vaihto tulee ajankohtaiseksi esimerkiksi silloin, kun taloyhtiön hallitus ei ole tyytyväinen nykyiseen palveluun, yhteydenpito ei toimi odotetusti tai taloyhtiön tarpeet ovat muuttuneet. Vaihtaminen kannattaa toteuttaa suunnitelmallisesti, jotta hallinto, talous, sopimukset ja kiinteistön tärkeät tiedot siirtyvät uudelle isännöitsijälle hallitusti. 

Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallitus valitsee isännöitsijän ja voi myös erottaa isännöitsijän tehtävästään. Hallituksen kannattaa kuitenkin tarkistaa ennen päätöstä nykyinen isännöintisopimus, sen irtisanomisehdot ja taloyhtiön omat tarpeet. 

Jos taloyhtiö etsii uutta isännöitsijää Helsingissä, Eiran Isännöitsijätoimisto tarjoaa isännöintiä eri kokoisille taloyhtiöille eri puolilla Helsinkiä. Eiran tavoitteena on pitkäjänteinen yhteistyö, jossa taloyhtiön hallinto, talous ja kiinteistön ylläpito muodostavat hallittavan kokonaisuuden. 

Tutustu Eiran isännöintipalveluun Helsingissä.

Milloin isännöitsijän vaihtamista kannattaa harkita? 

Isännöitsijän vaihtamiseen ei ole yhtä yksittäistä oikeaa syytä. Tärkeintä on arvioida, vastaako nykyinen palvelu taloyhtiön tarpeita ja sitä, mitä isännöintisopimuksessa on sovittu. 

Vaihtamista voidaan harkita esimerkiksi silloin, kun: 

• hallitus ei saa riittävästi tietoa taloyhtiön tilanteesta 

• yhteydenpito on hidasta tai epäselvää 

• sovitut tehtävät eivät etene 

• talouden seuranta tai raportointi ei vastaa hallituksen tarpeita 

• kiinteistön kunnossapitoa ei suunnitella riittävän ennakoivasti 

• taloyhtiöllä on tulossa merkittäviä korjaushankkeita ja se tarvitsee erilaista osaamista 

• nykyisen isännöinnin kustannukset tai palvelun sisältö eivät enää vastaa toisiaan 

• hallituksen ja isännöitsijän yhteistyö ei toimi. 

Pelkkä tyytymättömyys ei kuitenkaan tarkoita, että palveluntarjoaja pitäisi vaihtaa välittömästi. Hallituksen kannattaa ensin määritellä mahdollisimman tarkasti, mikä nykyisessä isännöinnissä ei toimi ja mitä uudelta isännöitsijältä halutaan. 

Näin uuden palveluntarjoajan valinta perustuu taloyhtiön todellisiin tarpeisiin eikä pelkästään nykyisen palvelun ongelmiin. 

Näin isännöitsijän vaihto etenee

 1. Määritelkää, mitä uudelta isännöitsijältä tarvitaan

nnen tarjouspyyntöjen lähettämistä hallituksen kannattaa muodostaa yhteinen näkemys siitä, millaista palvelua taloyhtiö tarvitsee. 

Arvioikaa esimerkiksi: 

• taloyhtiön koko ja erityispiirteet 

• kiinteistön ikä ja tekninen kunto 

• tulevat korjaushankkeet 

• hallituksen tarvitsema tuki 

• taloushallinnon tarpeet 

• viestinnän ja tavoitettavuuden odotukset 

• digitaalisten palveluiden tarve 

• kuinka aktiivista ja ennakoivaa yhteistyötä halutaan. 

Hyvä tarjouspyyntö syntyy vasta, kun hallitus tietää, mitä se on ostamassa. 

2. Tarkistakaa nykyinen isännöintisopimus 

Ennen irtisanomista tarkistetaan nykyisen sopimuksen ehdot. 

Erityisesti kannattaa selvittää: 

• sopimuksen irtisanomisaika 

• määräaikaisuus tai toistaiseksi voimassaolo 

• irtisanomistapa 

• palveluiden päättymiseen liittyvät ehdot 

• aineistojen ja järjestelmien siirtämiseen liittyvät vastuut 

• mahdolliset erillisveloitukset. 

Isännöitsijän erottamispäätös ja isännöintisopimuksen päättäminen eivät ole sama asia. Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallitus voi erottaa isännöitsijän tehtävästään, mutta yhtiön ja palveluntarjoajan välisen sopimuksen päättämisessä on lisäksi noudatettava sopimuksen ehtoja. 

Tämän vuoksi sopimus kannattaa käydä läpi ennen lopullisen aikataulun päättämistä. 

3. Kilpailuttakaa isännöinti 

Kun tarpeet ovat selvillä, hallitus voi pyytää tarjouksia sopivilta isännöintiyrityksiltä. 

Tarjouksia ei kannata vertailla ainoastaan kuukausihinnan perusteella. Vertailuun kannattaa ottaa ainakin: 

• kuukausiveloitus 

• erillisveloitukset 

• palveluun sisältyvät tehtävät 

• nimetyn isännöitsijän kokemus ja resurssit 

• tavoitettavuus 

• taloushallinnon toteutus 

• tekninen osaaminen 

• korjaushankkeiden tuki 

• raportointi 

• digitaaliset palvelut 

• sopimusehdot

4. Valitkaa uusi isännöitsijä 

Asunto-osakeyhtiölain mukaan isännöitsijän valinta kuuluu hallitukselle. Jos isännöitsijäksi valitaan isännöintiyritys, yrityksen on ilmoitettava taloyhtiölle, kenellä on päävastuu isännöinnistä. 

Hallituksen kannattaa dokumentoida päätös asianmukaisesti hallituksen kokouksen pöytäkirjaan. 

Pelkkä yrityksen nimi ei kuitenkaan ratkaise onnistunutta yhteistyötä. Valinnassa kannattaa arvioida myös sitä, kuka toimii taloyhtiön päävastuullisena isännöitsijänä ja miten hallituksen ja isännöitsijän yhteistyö käytännössä järjestetään. 

 5. Päättäkää vanha sopimus hallitusti 

Uuden palveluntarjoajan aloitus ja vanhan sopimuksen päättyminen kannattaa aikatauluttaa niin, ettei niiden väliin jää epäselvää jaksoa. 

Hallituksen kannattaa sopia: 

• milloin vanha palvelu päättyy 

• milloin uusi isännöitsijä aloittaa 

• kuka vastaa siirtymävaiheen käytännön koordinoinnista 

• milloin aineistot siirretään 

• miten hallitukselle ja asukkaille tiedotetaan muutoksesta. 

Siirtymävaiheen selkeä aikataulu vähentää tilanteita, joissa esimerkiksi laskut, sopimukset tai yhteydenotot jäävät kahden toimijan väliin. 

6. Huolehtikaa taloyhtiön aineistojen siirtymisestä 

Isännöitsijän vaihdossa keskeinen vaihe on taloyhtiön tietojen ja aineistojen siirtäminen. 

Siirtyvään kokonaisuuteen voi kuulua esimerkiksi: 

• taloushallinnon aineisto 

• sopimukset 

• pöytäkirjat 

• kiinteistön tekniset asiakirjat 

• kunnossapitoon liittyvät tiedot 

• osakas- ja asukastiedot 

• laskutukseen ja vastikkeisiin liittyvät tiedot 

• huoltoyhtiöiden ja muiden kumppaneiden tiedot 

• käynnissä olevien hankkeiden aineistot 

• järjestelmiin ja palveluihin liittyvät käyttöoikeudet. 

Tavoitteena on, että uuden isännöitsijän ei tarvitse aloittaa taloyhtiön tilanteen selvittämistä tyhjästä. 

Perehdyttäkää uusi isännöitsijä taloyhtiön tilanteeseen 

Dokumenttien siirtäminen ei yksin riitä. 

Hyvässä aloituksessa hallitus ja uusi isännöitsijä käyvät yhdessä läpi ainakin: 

• taloyhtiön taloudellisen tilanteen 

• käynnissä olevat sopimukset 

• tulevat päätökset 

• kunnossapitotarpeet 

• korjaushankkeet 

• mahdolliset riita- tai ongelmatilanteet 

• hallituksen tavoitteet 

• viestintäkäytännöt. 

Samalla kannattaa sopia, miten yhteistyö toimii jatkossa: kuinka usein hallitus saa raportteja, miten asioita valmistellaan ja mitä kanavia yhteydenpitoon käytetään. 

Mitä uuden isännöitsijän valinnassa kannattaa arvioida?

Hyvä isännöinti ei tarkoita vain hallinnollisten asioiden hoitamista. Taloyhtiö tarvitsee kumppanin, joka pystyy tukemaan hallitusta myös kiinteistön pitkän aikavälin suunnittelussa. 

Kuka taloyhtiötämme käytännössä hoitaa? Selvittäkää päävastuullinen isännöitsijä ja hänen käytettävissään olevat resurssit. 

Miten nopeasti yhteydenottoihin vastataan? Viestintätavasta ja tavoitettavuudesta kannattaa sopia etukäteen. 

Miten taloudesta raportoidaan hallitukselle? Hallituksen tulee pystyä seuraamaan taloyhtiön taloutta ymmärrettävästi. 

Miten kiinteistön kunnossapitoa ennakoidaan? Hyvä isännöinti ei ole pelkkää reagointia ongelmiin. 

Miten korjaushankkeet hoidetaan? Erityisesti vanhemmissa helsinkiläisissä taloyhtiöissä teknisen ylläpidon ja korjausten suunnittelu voi muodostaa suuren osan hallituksen työstä. 

Mitä palvelu maksaa kokonaisuudessaan? Kuukausiveloituksen lisäksi kannattaa selvittää erillisveloitukset. 

Etsittekö uutta isännöitsijää Helsingissä? 

Eiran Isännöitsijätoimisto tarjoaa isännöintiä Helsingissä pienille ja suurille taloyhtiöille sekä muille kiinteistöille. Palvelussa painottuvat selkeä viestintä, talouden hallinta, kiinteistön ylläpito ja pitkäjänteinen yhteistyö hallituksen kanssa. 

Jos taloyhtiönne harkitsee isännöitsijän vaihtoa, voitte kertoa meille taloyhtiöstänne ja siitä, millaista palvelua etsitte. Käymme tarpeenne läpi ja arvioimme, millainen isännöintikokonaisuus taloyhtiöllenne sopii. 

Kerro taloyhtiöstänne ja palvelutarpeestanne. Eiran Isännöitsijätoimisto palaa asiaan mahdollisimman pian. 

Usein kysyttyä isännöitsijän vaihdosta